Digitaliser son processus KYC
La digitalisation du KYC est devenu un élément fondamental dans un contexte d’évolution incessante de la réglementation, des coûts croissant de la conformité, des contrôles de plus en plus exigeants avec des risques de pénalités et de perte d’image. Nous avons décrit dans un article précédent la démarche à suivre afin de mener à bien un tel projet de dématérialisation. Or, comme dans tout projet de modernisation, il convient de surmonter quelques écueils classiques, notamment :
• La conformité vue souvent comme un frein au business
• L’attentisme, ne réagir qu’aux menaces de contrôle
• Le manque d’adhésion des équipes opérationnelles
• Le manque de disponibilité des expertises en interne
• L’impact sur les processus métier
• L’intégration au SI existant
• Les budgets, sans première estimation du ROI
Nous décrivons ici les quelques points qui méritent une attention particulière afin de réussir l’adhésion des acteurs, à savoir les décideurs qui financent le projet, les utilisateurs de l’outil KYC, et la DSI.
Les sponsors du projet
Un projet KYC est souvent porté par la direction de la conformité ou la direction générale.
En ce qui concerne la direction de la conformité, il est important de rappeler que la digitalisation du processus KYC, contrairement à la digitalisation de tout autre processus, n’est tout simplement pas une option. Si le processus KYC n’est pas digitalisé il ne répond tout simplement pas aux exigences du régulateur en termes de conformité. Un processus KYC se doit d’être vivant depuis la création de la relation d’affaires, et tout au long jusqu’à sa clôture. Tout cela nécessite de travailler avec un outil qui digitalise le processus sur le cycle de vie de la relation d’affaires, intègre l’onboarding mais aussi l’ongoing, cad l’actualisation des diligences jusqu’à l’archivage y-compris 5 ans après la clôture de la relation.
Un processus non-digitalisé engendre un goulot d’étranglement au niveau de la direction de la conformité qui se trouve obligée de passer en revue l’intégralité des dossiers diligentés afin de contrôler leur complétude, et intervenir sur le fond en matière d’arbitrage sur le risque s’il y a lieu. La digitalisation du processus simplifie grandement ce travail puisque le contrôle de complétude et les calculs de score de risque sont automatisés. Cela limite les recours à l’arbitrage dans une grande partie des cas. De même, s'agissant du circuit de validation, inutile de demander l’intervention du RCCI si le dossier ne revêt pas un risque fort.
Enfin, la direction de la conformité ne peut rester insensible au fait qu’un outil de digitalisation du processus KYC réduit considérablement le risque d’erreur, et par conséquent le risque de pénalités en cas de contrôle.
Pour les niveaux de risques forts nécessitant une saisine de la Direction de la conformité, un module spécifique d'instruction de la saisine et de gestion des suites à donner en cas de rejet permet de consolider dans une seule application l'ensemble des informations et ainsi limiter les risques d'erreur ou de dispersion de la connaissance.
La direction générale, quant elle, craint les pénalités et la perte d’image en cas de non-conformité, mais surtout le « churn » ou détournement des clients suite à la détérioration de la relation client lors d’un processus d’on-boarding fastidieux non-digitalisé. La direction générale se préoccupe également du ROI d’un projet KYC comme pour tout autre projet de modernisation et de transformation.
Le ROI du projet KYC
Le calcul du ROI n’est jamais une science exacte car il est souvent difficile de calculer le coût des tâches existantes et à venir de manière précise. On peut néanmoins obtenir un très bon ordre de grandeur du ROI en prenant en considération les éléments suivants :
• Eléments de réduction des coûts
Le filtrage (PEP, sanctions, média) de toutes les parties prenantes d’un dossier client peut se faire instantanément en un seul clic.
Les diligences peuvent être réduites au strict nécessaire pour les risques faibles puisque le calcul du risque se fait en temps réel et modifie le processus dynamiquement.
La collecte des documents obligatoires (KBIS, RBE, ….) se fait de manière automatisée.
Le référentiel des parties prenantes est partagé par tous les dossiers clients. Inutile de le recréer à chaque fois qu’on en besoin.
Accélération du workflow de validation des opérations.
Diminution des coûts de reporting AML aux régulateurs et à la direction, avec une plus grande précision.
Pour les niveaux de risques standard et faibles, l’expertise nécessaire à la diligence d’un dossier client est moindre, réduisant ainsi la charge de travail de la direction de la conformité qui pourra se concentrer sur les éléments nécessitant un examen approfondi.
• Accroissement de la valeur
Plus grande conformité : minimiser les risques de pénalités et de perte d’image de marque
Meilleure relation client lié au raccourcissement de l’on-boarding
Les utilisateurs
Comme pour tout projet de digitalisation, il convient d’associer les utilisateurs à tous les stades du projet, dès sa conception. Les utilisateurs seront naturellement attentifs à l’expérience utilisateur que l’outil leur offrira.
Flaminem a réuni quatre facteurs clefs de l’expérience utilisateur, recueillis auprès des centaines d’utilisateurs de l’outil Flaminem KYC, à savoir :
• La visualisation permanente de l’état d’avancement des diligences
• Le travail centré sur le graphe d’actionnariat du dossier
• La contextualisation des diligences en fonction du risque
• L’orchestration des services de l’écosystème KYC
La DSI
La direction des systèmes d’informations aura à s’assurer de la viabilité de la solution au sein de son schéma directeur, notamment :
- L’intégration : la solution fournit-elle les APIs et les services modulaires nécessaires pour être appelée à partir d’autres applications du dispositif, et inversement ?
- La sécurité : la solution est-elle digne de confiance pour lui confier la gestion d’informations hautement confidentielles que sont les dossiers KYC client ?
- L’entreprise : le fournisseur a-t-il mis en place les processus nécessaires qui permettent de gérer un projet de digitalisation à tous les niveaux ? Nous citons à titre d’exemple les processus de suivi des SLA, les processus de sécurité (PSSI), la charte de sécurité, les processus de gestion des incidents, le PAQ, les processus support, et les processus de livraison projet.
A propos de Flaminem
Flaminem est un éditeur de logiciel, qui propose une plateforme dématérialisée dans le cloud pour digitaliser les processus KYC de vos clients et/ou fournisseurs.
Site web : www.flaminem.com
Le replay de nos Webinar :
Nous contacter : contact@flaminem.com