Digitaliser son processus KYC
S’agissant de la digitalisation du KYC, un élément fondamental aujourd’hui est que la digitalisation s’impose dans un contexte d’évolution incessante de la réglementation, des coûts croissant de la conformité, des contrôles de plus en plus exigeants avec des risques de pénalités et de perte d’image. Au-delà de ces considérations opérationnelles, si le process KYC n’est pas digitalisé il ne répond tout simplement pas aux exigences du régulateur en termes de conformité. Un process KYC se doit d’être vivant depuis la création de la relation d’affaires, et tout au long jusqu’à sa clôture. Tout cela nécessite de travailler avec un outil qui digitalise le process sur le cycle de vie de la relation d’affaires, intègre l’onboarding mais aussi l’ongoing, cad l’actualisation des diligences jusqu’à l’archivage y-compris 5 ans après la clôture de la relation.
Lorsqu’on aborde un problème de digitalisation il y a des interrogations et des questions qui sont en rapport avec l’aspect réglementaire : quelle conformité, quel modèle de risque, quel ROI, quels vont être les délais, quel modèle d’adhésion, quelles expertises nécessaires pour partir d’une situation sans outils ou avec trop d’outils, quelle méthodologie et/ou démarche ? Nous abordons ici brièvement cette dernière question, laissant les autres questions faire l’objet d’autres articles sur ce site.
La démarche Flaminem
Fort de son expérience avec de nombreux clients, Flaminem a mis au point une démarche pour sécuriser le projet de digitalisation KYC, de son démarrage jusqu’à son déploiement.
La démarche comprend quatre grandes phases, à savoir : 1) paramétrer et définir le modèle du risque qui correspond à votre modèle métier, 2) mis en place d’un bac à sable pendant un lapse de temps afin de vous permettre de tester et évaluer l’impact du modèle de risque sur les diligences, 3) déploiement en production avec en parallèle la formation des utilisateurs, et enfin en option 4) La reprise de stock, qui n’est pas comprise dans le setup de base et qui souvent débute dès la mise en production chez le client.
Le démarrage des ateliers consiste à exposer à nos clients l’ensemble des mécanismes fondamentaux et passer en revue tous les éléments à définir et à paramétrer dans le cadre des ateliers qui se succèderont.
Préalablement à chacun des ateliers, on effectue un travail en interne pour élaborer les données qui vont concourir au modèle du risque, on passe en revue le travail préalable, les points de blocage et progresse jusqu’à la finalisation du modèle du risque et jusqu’au déploiement du bac à sable. Ce travail nécessite en moyenne 6 à 7 semaines de délai pour une charge qui varie entre 5 et 10 jours effectifs.
Les données à recueillir pour le paramétrage sont celles qui vont influencer le niveau de risque de chaque axe réglementaire, notamment :
Les risques associés au pays (immatriculation, pays d’activité, origine des fonds … )
Les formes juridiques, puis le niveau de risque par forme juridique.
Les produits et opérations, les canaux d’entrée en relation, le filtrage pour la e-réputation (PEP, sanctions, média) qu’on peut moduler par rapport à son analyse.
Les listes : produits, secteurs d’activité, FATCA, canaux d’entrée en relation, documents à collecter.
Les circuits de validation et les rôles des intervenants.
A noter que la liste des documents à collecter n’est pas fixe. Elle va dépendre à la fois du rôle (représentant légal, client, actionnaire, bénéficiaire effectif) de la partie prenante, mais aussi du risque (faible, standard ou fort) du dossier. Ceci permet de limiter au strict nécessaire les pièces et diligences à effectuer. On va par exemple exiger les statuts d’une partie prenante si elle est cliente, mais se contenter du Kbis si elle n’est qu’actionnaire dans le dossier sauf si le dossier est à risque élevé.
De même pour le circuit de validation, inutile par exemple de demander l’intervention du RCCI ou de la direction générale si le dossier ne revêt qu’un risque très faible.
A propos de Flaminem
Flaminem est un éditeur de logiciel, qui propose une plateforme dématérialisée dans le cloud pour digitaliser les process KYC de vos clients et/ou fournisseurs.
Site web : www.flaminem.com
Webinar sur la démarche KYC : https://bit.ly/39XsDpz
Nous contacter : contact@flaminem.com