Les exigences en matière de LCB-FT évoluent régulièrement. Loi Sapin II, 5ème directive européenne, 6ème directive... Ces réglementations, bien que nécessaires, compliquent la vie des entreprises, principalement du secteur bancaire et de l'assurance.
Les conséquences d’un processus KYC non maitrisé sont lourdes. Financièrement, les amendes de l’ACPR peuvent monter très haut, on parle de 100 millions de dollars ou 10% du chiffre d'affaires. Les conséquences en termes d’atteinte à l’image de marque sont également désastreuses.
Une question se pose : par quels moyens les entreprises peuvent-elles se conformer à une réglementation en constante évolution ?
Dans cet article nous allons présenter une méthode développée par Jouve et présentée par Eric Brétéché, Product Manager. Acteur majeur de l'écosystème numérique français, Jouve s'appuie sur l’alliance de compétences technologiques robustes et de connaissances métier fines pour traiter des processus complexes dans le secteur public, la santé, la banque, la protection sociale et la propriété industrielle.
I - Les raisons
De plus en plus d'entreprises sont dans l’obligation de mettre en œuvre un processus KYC formalisé et systématique :
- Des contraintes réglementaires en constante évolution : Nationale, Européenne, Internationale. LCB-FT (AML/CFT), directives européennes. En cas de manquement les assujettis peuvent être sanctionnés par l’AMF ou l’ACPR. - Des obligations en termes de processus internes : Obligation de vérifier l’identité des clients, de collecter les justificatifs obligatoires en fonction de l’évolution du risque lié à la relation d’affaire, assurer la traçabilité des contrôles en cas d’audit… - Obligation d’appliquer ces contrôles tout au long de la relation d’affaire, ce qui nécessite aussi de mettre à jour l’ensemble des dossiers clients. On parle alors de Remédiation KYC.
II - Définition de la méthode
En ce qui concerne la remédiation KYC des clients les personnes physiques, le processus est de plus en plus industrialisé et automatisé. Ces campagnes de remédiation KYC concernent généralement de gros volumes de dossiers clients avec peu de justificatifs (identité, domicile). Si ces diligences sont parfois réalisées en interne, elles sont de plus en plus externalisées à des acteurs qui proposent des plateformes industrielles de Remédiation.
En ce qui concerne le processus KYC des personnes morales l’approche est identique mais le traitement est plus complexe, donc rarement industrialisé. Le nombre et le type de justificatifs à collecter va dépendre de la structure actionnariale de la personne morale, des différentes personnes physiques ou morales parties prenantes, de l’identification des bénéficiaires effectifs…
Dans les deux cas, la phase critique est la collecte des documents obligatoires et elle doit s’effectuer rapidement et efficacement.
Pour collecter rapidement ces documents obligatoires, la pratique en forte croissance est le recours à la digitalisation et l’automatisation. La digitalisation du processus KYC présente de nombreux avantages :
- Pas besoin d’agence pour collecter les documents (banque en ligne/société - de gestion) - Pas besoin de demander au client de se déplacer - Un gain de temps pour les employés et les clients - Un screening systématique et un traitement plus rapide d’un volume important de données - Un contrôle systématique des documents pour lutter contre la fraude documentaire grâce aux algorithmes d’intelligence artificielle embarqués dans les solutions Les solutions doivent être suffisamment performantes pour que le traitement soit rapide et efficace. Le client ne doit surtout pas avoir à déposer plusieurs fois ses documents et les contrôles doivent être réalisés rapidement (idéalement en temps réel ou en temps de session au moment du chargement).
III - Réaliser sa remédiation KYC en quatre points clés
La mise en place du processus de remédiation KYC nécessite quatre étapes clés :
1 – l’Analyse du stock
- Analyser l’intégralité de la base client
- Identifier les clients à remédier et les types de documents à collecter 2 – Campagnes de communication - Définir les modes de communication (mailing/SMS/phoning) en fonction du type de communication (communication initiale, relance 1, relance 2…)
- Définir les types de messages en fonction des différentes relances Planifier les campagnes de communication en fonction des retours 3 – Collecte et analyse du dossier - Collecter les documents via les différents canaux proposés : portail de collecte, mail, retour courrier
- Contrôler les documents collectés, vérifier la complétude du dossier, identifier les documents manquants
4 – Analyse des campagnes - Analyser l’efficacité des campagnes de communication grâce aux tableaux de bord (Analytics)
- Adapter les messages, les canaux de communication et le rythme des relances en fonction des taux de retours et des typologies de clients. La remédiation KYC n’est pas une option mais une nécessité. Les institutions et entreprises du secteur financier doivent se mettre rapidement en conformité avec les obligations règlementaires sous peine de sanctions et de risque d’image.
A propos de Flaminem
Flaminem est un éditeur de logiciel, qui propose une plateforme dématérialisée dans le cloud pour digitaliser les process KYC de vos clients et/ou fournisseurs. Site web : www.flaminem.com Nous contacter : contact@flaminem.com Références :
Webinar Flaminem du 09/07/2020 par Eric Brétéché
https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/opinion-le-know-your-customer-au-sein-des-banques-une-reglementation-strategique-pour-la-relation-client-141302